Для успешной аренды помещения в Москве надо прежде всего отчетливо представлять, для каких целей фирме необходимо помещение.
Если фирма занимается оптовыми продажами...
Оптовикам необходимо такое помещение, которое имело бы удобные подъездные пути. Если опт крупный, но, возможно, имеет смысл расположить торговый зал рядом с железнодорожным узлом – это обеспечит прием и отправку грузов, перевозимых железнодорожным транспортом. В центр Москвы въезд грузового транспорта запрещен, поэтому расположить шоу-рум оптовой фирмы лучше всего рядом с МКАД – так клиентам будет проще забирать товары. Если при отправке грузов планируется использовать транспортную компанию, можно подумать о том, чтобы обеспечить оптимальную логистику на маршруте «склад – шоу-рум – транспортная компания».
Итак, оптовику в Москве нужен прежде всего торговый зал, или, как его еще называют – шоу-рум, а за пределами мегаполиса можно также арендовать склад.
Если предполагается работа в офисе...
Предприятию необходим хороший офис, имеющий весьма и весьма презентабельный вид, если успех работы во многом будет определяться именно имиджевой составляющей, это характерно, к примеру, для юридических контор, занимающихся вопросами корпоративного права, для представительств иностранных фирм, для главных офисов страховых компаний. В таком офисе необходимо организовать прием посетителей и работу сотрудников.
В качестве места расположения такому офису подойдет этаж в современном бизнес-центре класса А или особняк с хорошим ремонтом в центре Москвы. Будут или нет совпадать юридический адрес с фактическим? Не будет ли возражать арендодатель против указания адреса арендуемого помещения в качестве юрадреса фирмы? Предоставляет ли собственник вместе с фактической арендой помещения также аренду юридического адреса в этом месте, или такая услуга им не предлагается? Даст ли собственник гарантийное письмо для предоставления в налоговую инспекцию? Обеспечит ли он подтверждение юридического адреса предприятия – вот те вопросы, которые обязательно встанут перед руководителем организации.
И раз это предприятие солидное и серьезное, ни в коем случае нельзя допускать, чтобы приходящая корреспонденция терялась: очень важно наладить сбор писем – прежде всего это касается корреспонденции, поступающей от таких госструктур, как налоговая инспекция и внебюджетные фонды. Хочется заметить, что многие бизнес-центры столицы сегодня понимают обеспокоенность руководителей фирм по вопросу надлежащей организации сбора корреспонденции. Поэтому приобретение юридического адреса в бизнес-центре на сегодняшний день обеспечивает наилучшую организацию по получению приходящей в адрес фирм корреспонденции – и не только писем, но и международных посылок, в том числе доставляемых курьерскими службами DHL, FedEx и др.
Кстати, при регистрации фирмы, чей офис предполагается в бизнес-центре, сотрудники налоговой службы смотрят на такой юридический адрес вовсе не как на адрес массовой регистрации: ведь им понятно, что в специально обустроенном для сдачи в аренду юридическим лицам здании административно-офисного типа не может быть зарегистрировано менее десяти фирм. То есть формально подходя под определение «массового адреса», бизнес-центр идеально подходит в качестве юридического адреса новой компании и способен пройти проверку не только в налоговой инспекции, но и в банке при открытии расчетного счета.
Если фирма занимается оказанием услуг...
Услуги, конечно, бывают разные: например, информационные. Если бизнес не предполагает постоянного наплыва посетителей, контакты с внешним миром осуществляются в основном посредством электронной почты и телефона, и работа ведется в тесном рабочем коллективе – такие условия актуальны, скажем, для редакции журнала, рекламного агентства, издательского дома – то к помещению должны предъявляться требования, связанные прежде всего с организацией удобства работы в нем служащим, а не посетителям. Располагаться такой офис может совершенно в любом месте, даже не слишком престижном, главное, чтобы сотрудникам было удобно добираться на работу. Посетителям необходимо выделить небольшое изолированное местечко: даже если они будут появляться нечасто, не надо допускать, чтобы визитеры отвлекали работающих сотрудников.
Если же успех фирмы прямо связан с количеством посетителей, например, компания оказывает услуги по изготовлению сувенирной продукции, визиток, печатей, - то необходимо более тщательно продумать, кто будет встречать посетителей, принимать у них заказы и передавать им продукцию. Скорее всего, без организации приемной – или, как теперь модно говорить, ресепшна – не обойтись. Секретарь или администратор, находящийся на переднем крае работы с клиентами, может принимать шаблонные заказы самостоятельно , а в сложных случаях вызывать на переговоры с заказчиком мастера – так что необходимо в этой зоне продумать как минимум два места для переговоров, помимо секретарского. Помещение, которое будет использоваться для таких целей, обязательно должно быть расположено недалеко от метро, в удобном для подхода пешком месте, также рядом со зданием необходима гостевая стоянка машин: если посетителю негде оставить свой автомобиль, он может предпочесть салон конкурента, расположенный в более удобном месте.